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N.U – 134 – MANUAL DE GERENCIAMENTO DE O.S

Apresentação

Nesta documentação, apresentaremos algumas rotinas de operação do caixa que servirá como um apoio no seu dia a dia.

As operações que iremos demonstrar neste conteúdo, serão de Abertura de Caixa, as operações que o sistema disponibiliza para realização de venda, juntamente com o recurso de Gerenciamento de OS, o método de faturamento das OS e demais processos de recebimentos e o fechamento do Caixa.

 

Abertura de Caixa

A abertura do caixa deverá ser o primeiro passo a ser realizado assim que o sistema Vixen for aberto.

Para realizar este procedimento, clique no menu “CAIXA” e em seguida “ABRIR CAIXA”, conforme  imagem abaixo:

 

Assim que esse processo for realizado, aparecerá o menu abaixo que indicará a data e o horário da abertura do sistema, o operador e o fundo de caixa, caso houver. Após isso, é só clicar no botão de Ok.

 

 

Gerenciamento de O.S

Com o Vixen PDV já com o caixa aberto, clique no botão Gerenc. De O.S na tela principal do sistema. No mesmo painel será possível gerenciar o status de cada ordem de serviço e realizar a emissão do documento fiscal, apenas carregando as informações dos itens e prescrições já lançadas na O.S.

 

 

Após isso, abrirá a seguinte tela:

 

 

Inclusão de O.S

Primeiro passo para inclusão de uma O.S dentro do sistema Vixen. Com a tela de Gerenciamento de O.S aberta, clique no botão “INCLUIR O.S”.

 

Aqui basta incluir os dados de vendedor (podendo ser até dois), e os dados do cliente. Identificando apenas pelo nome, nome + CPF, ou então, com os dados completos.

OBS: Não é possível inclusão de Ordens de serviço sem identificação de um cliente, utilizando CONSUMIDOR (Cliente padrão) como cliente da O.S.

 

F6 – Dados da prescrição

Aqui são visualizadas as informações do paciente (podendo ou não ser igual ao cliente da O.S), médico responsável e data da prescrição descrita na receita entregue pelo oftalmologista. Além de permitir carregar a imagem da prescrição, que ficará salva no histórico do cliente.

 

Ao incluir as informações, e clicar em “OK”, você será apresentado a seguinte tela:

F7 – Dioptria

Nesta tela deverão ser incluídas as informações da Dioptria/Receita do cliente. Permitindo selecionar  cada lado do olho, ou seja, caso haja a necessidade de informar a dioptria de apenas um olho, também é possível.

 

 

Logo abaixo, basta digitar o código da lente cadastrada no sistema para que a mesma seja localizada. Caso não tenha essa informação, é possível também efetuar uma consulta pela descrição, ou somente clicando em Pesquisar, que serão apresentadas todas as lentes cadastradas.

 

F8- Dados da armação

Nesta tela, basta informar os dados da armação. Lembrando, que caso a armação seja do cliente, os dados dessa tela passam a ser obrigatórios.

 

 

F9 – Serviços/Acessórios

Semelhante como nas telas de dados de armação e dados de lentes, nessa aba é possível lançar os serviços que possam existir nesta ordem de serviço, como polimento, antirreflexo, entre outros.

 

 

 

F11 – Dados da entrega

Nesta tela é necessário informar a previsão da entrega dos itens.

 

 

 

Itens Avulsos

Após a inclusão da O.S, é possível acrescentar algum outro produto que o cliente tenha interesse, direto nesta mesma ordem de serviço, para que seja realizada apenas uma única venda, sem precisar gerar uma nova para o produto adicional. Com isso, ele entrará no sistema como um “ITEM AVULSO”.

 

Status da O.S

Para que haja um ciclo no processo de abertura até o encerramento das ordens de serviço, precisamos modificar os status conforme o andamento de cada uma delas, para que tenhamos um controle de todas as etapas da O.S.

Os status são:

 

ABERTA – Status padrão após a abertura da O.S.

ENV. PARA O LABORATORIO – Etapa onde a O.S. é enviada ao laboratório para entrega futura.

PRONTA PARA RETIRAR –  O pedido já está na loja aguardando ser entregue para o cliente.

ENTREGUE – Status para dar baixa no sistema que o pedido foi entregue.

CANCELADA – Caso o cliente cancele a O.S. por algum motivo específico.

 

Edição de O.S

O recurso de edição de Ordem de Serviço, tem como principais funções editar/alterar informações da O.S, sendo possível reabrir as prescrições para edição e até remover ou incluir novos itens.

 

 

Possui também outra funcionalidade, que permite editar a forma de recebimento, se caso o valor informado inicialmente como sinal foi incorreto ou o cliente for efetuar o pagamento de outra maneira.

 

Tela de edição:

 

 

Sinal de venda

É permitido lançar um valor de sinal da OS, podendo ser total, parcial ou pago pelo cliente no ato da entrega. O registro desse sinal ficará gravado, podendo ser visualizado na tela inicial do Gerenciamento de O.S ou fazendo a consulta no menu de ZOOM.

 

 

Impressão de vias

Ao finalizar a O.S e clicar no botão “Gravar”, o sistema apresentará as opções de impressão completa da prescrição e do tipo de pagamento optado pelo cliente. Essas vias são as da Loja, a do Laboratório e Cliente.

 

Via da Loja:

 

Via do laboratório:

 

Via do cliente:

 

 

Caso tenha a necessidade de realizar novamente algumas dessas impressões, basta clicar no botão Realizar impressão, que está localizado na tela inicial do Gerenciamento de O.S para realizar as reimpressões das vias de ordem de serviço, contrato de prestação, DAV, impressão de carnê, duplicata e promissória.

 

Em seguida, basta selecionar umas das opções listadas abaixo:

 

 

Faturamento

Na opção de Faturar OS, você poderá realizar o faturamento da ordem de serviço, ou seja, emitir o documento fiscal, comprovante do recebimento dos valores. Para isso, é necessário que valor total da O.S tenha sido recebido, além de estar com status  como “PRONTO PARA RETIRAR”  ou “ENTREGUE”.

Após isso, você será redirecionado para a tela de inclusão de forma de pagamento e valores, sendo necessário apenas finalizar, e emitir o documento fiscal.

Na opção para emitir o documento fiscal, carregando as informações da ordem de serviço, é necessário ter recebimento total do valor para faturamento.

 

Cancelamento de O.S

Ao selecionar essa opção será aberta a seguinte tela, onde será necessário classificar esse cancelamento, podendo ser descrito detalhadamente o motivo da operação. Uma vez que a ordem de serviço esteja cancelada, utilizando esse mesmo botão, é possível “Descancelar a OS” de modo que ela volte ao seu estado de origem.

 

Fechamento de Caixa

O fechamento do caixa é tão importante quanto a abertura, pois encerraremos o sistema informando toda a sua movimentação do dia.

Para realizar esse fechamento do caixa, deve ser feita o que chamamos de “Conferência de Caixa”, que nada mais é, que conferir toda a movimentação realizada, para validar se bate com o que o sistema está indicando.

Abaixo temos um exemplo da tela de conferência onde foi dada a entrada nessas diversas formas de pagamento, que estão separadas em Dinheiro, Cartão de Débito, Cartão de Crédito e Prestação.

Ao lado de cada uma dessas formas de recebimentos, conseguimos ver o valor de cada movimentação.

Para realizar a conferência desses valores, será necessário dar um duplo clique em cada pagamento.

 

Na conferência em Dinheiro, precisamos informar no sistema o valor conferido através de contagem das cédulas recebidas, para conferir se o valor é igual ao que o sistema está indicando. Após isso, é necessário clicar em “CARREGAR VALORES NO FECHAMENTO DE CAIXA”, para validar os valores que inserimos.

 

 

 

Com as movimentações recebidas devidamente preenchidas, o último passo será clicar no botão “FECHAR CAIXA”. Com isso estamos concretizando o fechamento do caixa encerrando as atividades do dia.

Obs.: É possível realizar a impressão dos dados da tela clicando em imprimir Rel. de Fechamento.

 

Se preferir você pode baixar este conteúdo completo em PDF, basta clicar abaixo:

Manual de Gerenciamento de OS 

Caso tenha alguma dificuldade em realizar esta operação, por favor entrar em contato com o suporte técnico. 

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Rua Professor Carlos Reis, Nº39
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(11) 4810-3500
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