O que é e como funciona a NF-e (Nota Fiscal eletrônica)?

O que é NF-e

Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo FISCO, do documento eletrônico antes da ocorrência do fato gerador.

A NFE substitui as notas fiscais emitidas em papel por arquivos eletrônicos armazenados nos servidores da SEFAZ.

A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e foi inserida na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.

 

Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?

Em regra, as operações de venda direta ao consumidor não estão obrigadas a emitir NF-e, exceto nas operações destinadas à órgãos públicos, de comércio exterior e para destinatários localizados em unidade da Federação diferente daquela do emitente.
Caso a empresa de varejo também atue como fabricante e/ou atacadista de atividade enquadrada na obrigatoriedade, deverá emitir NF-e nas situações em que emitia a nota fiscal modelo 1 ou 1-A. No caso de efetuar a venda no varejo por meio de cupom fiscal ou de nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2), estas continuarão sendo normalmente emitidas em papel.

 

As médias e pequenas empresas também podem emitir NF-e?

Sim. Independente do porte, as empresas que praticam uma das atividades econômicas obrigadas, devem emitir NF-e. Da mesma forma, as empresas que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, aderir à emissão de NF-e.

 

Quando o contribuinte possui mais de um estabelecimento no Estado, precisa credenciar todos ou apenas um deles?

Na maior parte dos estados o credenciamento é feito por estabelecimento.  Em alguns estados o credenciamento é feito por empresa (pela raiz do CNPJ), portanto, nesta questão o contribuinte deve seguir a legislação da circunscrição de sua filial.

 

Para ser emissor da NF-e, a empresa precisa estar em dia com suas obrigações fiscais?

A regularidade fiscal exigida para o contribuinte tornar-se emissor da NF-e diz respeito tão-somente a estar regularmente inscrito na Secretaria da Fazenda da unidade federada de sua jurisdição, não havendo impedimentos de outra natureza para a empresa emitir NF-e.

 

Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?

As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

  • Possuir acesso à Internet (com qualquer velocidade de acesso, até discada, se for compatível com o volume de emissões);
  • Se não estiver credenciada sumariamente em decorrência da obrigatoriedade, solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e;
  • Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasilcontendo o n° do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte);
  • Utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida, que deverá estar configurada com os Web Servicesapropriados ou utilizar a versão de PRODUÇÃO do Software Emissor disponibilizado pelo fisco – Instruções para o download e instalação.

 

Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas Notas Fiscais em papel pela Nota Fiscal Eletrônica?

O estabelecimento credenciado a emitir NF-e que não seja obrigado à sua emissão deverá emitir NF-e em substituição à nota fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A. Em algumas unidades da Federação a emissão é preferencial de NF-e, permitindo a emissão de nota fiscal modelo 1 ou 1-A.

Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na legislação, devem emitir NF-e em todas as operações nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo situações de exceção previstas na própria legislação da obrigatoriedade).

No caso de empresa obrigada ou voluntariamente credenciada, emitir também cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (além de mod. 1 ou 1-A), deverá continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e, pois a nota fiscal eletrônica substitui apenas as operações anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

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